A estrutura do sistema baseia-se em organização.
São criados quadros organizacionais para assuntos comuns a mais de uma empresa ou dentro das próprias empresas para assuntos internos.
Os quadros podem ser de rotina, com colunas pré-definidas e cartões recorrentes de criação automática. Configurando seu modelo de rotina sempre será criado o próximo automaticamente, ao concluir o cartão atual.
Em um quadro livre podemos desenhar nossos processos de acordo com a necessidade. Criamos listas para cada etapa do processo, etiquetas para categorizar os cartões e cartões modelo com tarefas padrão, garantindo que seu processo seja uniforme e os gatilhos necessários já estejam programados.

Os usuários são divididos em dois grupos, o primeiro relativo aos quadros, empresas e organização e o segundo relativo ao cartão.

Master
O usuário Master tem a autonomia de criar, alterar e excluir os componentes do nível que ele possui essa permissão e todos os níveis inferiores, mas, não terá esse poder sobre a Organização ou sobre as outras Empresas da Organização a não ser que o mesmo seja o “Master Geral”.
No nível organizacional esse usuário poderá ser Membro ou Admin.
Por exemplo, o usuário Master de uma organização pode alterar ou excluir aquela organização, adicionar e retirar membros e alterar respectivas funções. Esse usuário também poderá criar ou alterar Empresas, modificar os membros dessas empresas, criar, alterar e deletar quadros pertencentes à organização, assim como alterar ou excluir qualquer cartão pertencentes aos quadros da organização.

Membro
Um membro poderá visualizar os níveis que estão inseridos dentro de um quadro, poderá criar cartões nas listas livres, cartões de rotina a partir dos modelos existentes e utilizar os cartões de acordo com seu nível dentro do cartão, por exemplo, Coordenador, Mago ou Depende de Quem.

Funcionalidades dentro do cartão:
Mago
Os aprovadores chamados de Mago, dão a palavra final sobre uma tarefa executada. Seja por exemplo, a aceitação de como foi feito um relatório ou a aprovação de um orçamento de compra.
A tarefa não poderá ser encerrada sem que todos os Magos tenham aprovado, por isso é importante que sejam colocadas apenas usuários que vão de fato, supervisionar aquela tarefa.

Coordenador
O Coordenador do cartão é responsável pelo andamento do cartão, atribuir tarefas seguintes, iniciar, finalizar ou solicitar aprovação de um novo cartão.

Depende de quem
Depende de quem é o usuário responsável pela execução do cartão, designar tarefas diferentes para diferentes pessoas e datas e realizar os checklists.

Participantes
A função Participantes aparecerá quando o cartão for configurado para reserva de horário e diferencia-se na cor do calendário, indicando que a tarefa deverá ser executada em horário específico.
Também pode ter indicação de que o evento será presencial.

Quando todas as tarefas do cartão estiverem finalizadas, o Coordenador do cartão deverá solicitar ao Mago a aprovação da tarefa.
O Mago deverá aprovar a solicitação ou recusar.
Se a solicitação for recusada será possível solicitar aprovação novamente. As solicitações pendentes serão exibidas em uma lista específica no site para o usuário pendente de aprovação.
Atenção: Se um Mago reprovar a tarefa, ele poderá alterar o status para aprovado caso deseje, porém, caso o Coordenador necessite solicitar uma nova aprovação após uma alteração, deverá enviar a solicitação novamente para todos os Magos, já que houve alteração no conteúdo do cartão.

Para concluir um cartão, o mesmo deverá estrar aprovado com todos os itens de checklist com data finalizados. O usuário responsável para a conclusão do cartão é o Coordenador.

Seu cartão pode ter sido arquivado.
Procure no quadro o ícone X, seu cartão poderá estar entre os cartões arquivados. Também existe a opção de pesquisar entre os cartões do quadro.

Cartões com reserva de horário serão identificados de forma diferente no calendário, a fim de sinalizar que o participante deverá reservar aquele horário para determinada tarefa.
O cartão abrirá a opção de adicionar os participantes do compromisso.

Um cartão com a opção Presencial marcada, indica que o participante deverá se deslocar para participar daquele compromisso.

No cartão, a função problema, deverá ser utilizada quando houver algum impedimento relativo à execução da tarefa.
Deverá ser adicionado como executor a pessoa que terá a capacidade de solucionar o problema, ou que está sendo informada que a execução terá um atraso.
Os cartões marcados como problema serão identificados de forma diferente no calendário.

A prioridade define a cor e criação do cartão no calendário e poderá ser alterada ao longo da sua execução.

As etiquetas podem ser utilizadas para organizar os cartões dentro do quadro em diferentes categorias. Essas categorias são de livre criação.

Quando um cartão é arquivado ele é enviado para a sessão oculta e não aparece mais nas listas.
Ele pode ser desarquivado ou excluído.

Apenas usuários Master podem excluir um cartão. O cartão deverá primeiro ser arquivado e depois excluído. A exclusão não é reversível.

Passe o mouse por cima da foto do participante e clique no botão vermelho que aparecerá a função remover.

Clique na foto do coordenador ao lado do título do cartão e será aberto um modal onde você adiciona ou retira coordenadores.
O cartão deverá sempre ter pelo menos um coordenador.

Quadro
O quadro representa um projeto ou lugar a fim de acompanhar informações daquela organização. Seja organizando o processo de atendimento ao cliente de um departamento ou um processo de compras.
Também pode ser um quadro de rotinas, onde serão organizadas todas as tarefas recorrentes de um departamento, assim como tarefas pontuais que surgirem.

Coluna
A Coluna mantém os cartões organizados durante várias etapas do processo. Em um quadro livre, são usadas com o objetivo de criar um fluxo de trabalho que são movidos entre colunas do início ao fim, ou simplesmente servir como um lugar para acompanhar ideias e informações.
Não há limite do número de colunas que você pode adicionar ao quadro e elas podem ser organizadas do jeito que o usuário quiser.
Em um quadro de rotinas, as colunas são pré-definidas como Modelos De Rotinas, Rotinas em Andamento, Outros em Andamento e Concluídos.

Cartão
O Cartão é usado para representar tarefas e ideias.
Um cartão pode ser algo que precisa ser feito, como por exemplo, solicitações de orçamento, ou algo que precisa ser lembrado, como a data de férias de um funcionário.
Basta clicar em “Adicionar novo cartão” para criar e dar a ele um nome como “Ordem de Pedido” ou “Festa Anual”.
Se o cartão for de rotina, ele também terá periodicidade e o próximo cartão será criado automaticamente quando o atual for concluído.

Menu
Do lado direito da barra superior está o Menu, representado como centro de controle de funções para o seu quadro.
O menu é onde você controla as configurações do quadro, acessa a coluna de modelos, cartões arquivados e filtros do quadro.

Dentro da empresa ou organização, na aba de quadros, clique no botão “Novo quadro” e nomeie.
A segunda opção para criação do quadro é a partir de um modelo da aba “Quadros modelo”.

Em um quadro livre, clique em “Adicionar lista”.
Os nomes das listas podem ser tão simples quanto as etapas, por exemplo, “A fazer”, “Fazendo” e “Concluído”, conforme sua necessidade do trabalho que estiver realizando.
Adicione quantas listas forem necessárias ao seu quadro a fim de criar um fluxo de trabalho.

Clique em “Adicionar cartão” na lista onde deseja adicioná-lo.
Para modelos de cartão, será aberto um modal que o usuário preencherá todos os dados do cartão antes de salvá-lo. Em um cartão comum, o usuário, irá inserir o título e o cartão já será criado.
Use títulos curtos e diretos para facilitar a visualização no calendário.

Convide membros para seu quadro a fim de receber atribuições de tarefas e colaborar no quadro. Clique no ícone “Convidar membro” na barra superior do quadro e pesquise entre os membros da sua empresa ou organização para adicionar ao quadro.
conteúdo

Os quadros e seu conteúdo poderão ser visualizados apenas por seus participantes, pelos Master ou Admin da empresa ou organização à qual eles pertencem.

Dentro do calendário o usuário poderá selecionar os quadros que deseja visualizar e a forma de visualização entre mensal, semanal, entre outras.
Utilizando os filtros você poderá acompanhar como está o andamento das tarefas das outras pessoas da sua organização e as tarefas que você supervisiona.

Para alterar o plano de fundo do seu quadro, o usuário deverá entrar no quadro, clicar em “configurações”, dentro de configurações clicar em alterar plano de fundo, escolha seu plano de fundo e clique em “salvar alterações”.

Dentro do seu cartão, abra “aba de anexos”.
Você pode arrastar um anexo até essa área ou clicar para abrir a janela de seleção.

Acesse seu cartão e depois clique em “Checklist”, adicione um item ao seu checklist ou copie de outros já existentes no campo “Copiar itens de”, em seguida adicione um título, clicando em “adicionar item”.
Para deletar um item do Checklist o usuário deverá passar o cursor no quadro e aparecerá um “x” onde deverá clicar para deletar.
Para deletar o checklist, o usuário deverá clicar em deletar ao lado do título do checklist.
Para editar um checklist o usuário deverá clicar no nome e fazer a reedição do checklist e dos itens do checklist.
O usuário poderá adicionar datas, executores e aprovadores aos itens de checklist, para exibi-las no calendário e nas listas de tarefas daqueles participantes.
Um item de checklist com aprovadores só poderá ser concluído após aprovação.

Dentro do cartão clique em “Arquivar” e o cartão será arquivado. Para desarquivar, abra o painel de cartões arquivados a partir do menu do quadro, abra o cartão que deseja desarquivar e clique em “Desarquivar”.
Caso você seja Master do quadro também terá a opção de excluir o cartão.

Entre no cartão que deseja adicionar a etiqueta e clique em “Etiquetas”. O usuário customiza sua etiqueta da forma que desejar.
Para excluir uma etiqueta, clique nos 3 pontos e excluir, isso excluirá a etiqueta de todos os cartões do quadro. Para editar uma etiqueta, clique nos 3 pontos e clique em editar.
O usuário poderá alterar a cor e o nome da etiqueta, atualizando em todo quadro.

Temos a opção de mover cartão dentro da lista ou para outra lista conforme a necessidade do usuário. Basta clicar e arrastar para onde preferir.

Os cartões já nascem com a data de entrega para o dia em que foram criados.
Você pode alterar a data de início e de fim do cartão que será exibida no calendário.

Para mover uma coluna é só clicar com o cursor no ícone de três pontinhos na coluna e clicar no “menu mover” para a direita ou esquerda de acordo com a localização da coluna.

Para comentar nos cartões entre no campo “comentários” digite o que deseja e clique em “comentar”.

Para responder um comentário, clique em “Responder”. A caixa de comentário será modificada para indicar que você está escrevendo uma resposta à um comentário existente.

Para manter o histórico do cartão, um comentário não poderá ser excluído. Para indicar que aquele comentário é inválido, o usuário poderá clicar em “Invalidar comentário”.

Para deletar um quadro, abra o painel de Configurações no Menu do quadro e clique em “Deletar Quadro”.
Essa ação poderá ser executada apenas pelo Master e é irreversível.

Somente o usuário Master e Admin são autorizados para alterar a descrição de um quadro, clicando no campo e fazendo as alterações.

O Master e o Admin poderão remover um membro do quadro, clicando no “menu de membros” e depois clique em “remover usuário”.
Esse usuário será desativado em todos os cartões que estiver, mas, não será removido a fim de que seja possível identificar quem era responsável por aquela tarefa.
O usuário poderá substituir aquele membro em todas as tarefas abertas por outro usuário do quadro a partir do menu de membros.

Estão habilitados os usuários Master, Administrador e Coordenador para a exclusão de qualquer anexo, clicando abaixo do anexo no botão excluir.
Essa exclusão será definitiva.

No canto superior ao lado esquerdo clique na “estrela” e seu quadro já entrará como favorito. Para retirar o quadro dos favoritos refaça a operação.
Os quadros favoritos aparecerão em destaque na página inicial.

Para alterar a imagem de perfil, entre no perfil pessoal, depois em configurações e clique na foto de perfil na aba “Dados Públicos”.
Selecione a foto que deseja e ajuste de acordo com a necessidade.

Para alterar o e-mail de login, entre no perfil pessoal, depois em configurações e clique na foto de perfil na aba “Segurança e Login”.
Troque o e-mail para o desejado e clique em Salvar alterações. Você deverá confirmar a alteração com sua senha.

Quando esquecer a sua senha é só entrar na página inicial do Mago Plan e clicar em “Esqueci minha senha” e um e-mail para redefinir sua senha será encaminhado para você.

Caso você não tenha mais acesso ao seu e-mail de cadastro por gentileza entre em contato com nossa equipe de suporte para solucionarmos a questão.

Para realizar um “logout” ou finalizar sessão, o usuário deverá clicar em sair da conta. Logo sua sessão será finalizada no sistema.
O usuário poderá visualizar as sessões ativas na aba “Sessões ativas” nas configurações do usuário.

No calendário podemos ver os seguintes filtros:
⦁ Prioridade
⦁ Recorrência
⦁ Depende de quem
⦁ Mago Plan
⦁ Coordenadores
⦁ Presencial
⦁ Reserva de horário
Escolha o melhor filtro de acordo com a sua necessidade.

Temos alguns tipos de visualização do calendário:
⦁ Mês
⦁ Mês Linear
⦁ Semana
⦁ Horário
Escolha a visualização de acordo com a sua necessidade.

Selecione o que você deseja visualizar e gerencie da melhor forma.
Depois de decidir o que deseja ver no calendário é só clicar no ícone para esconder a barra de seleção, o que permite que o calendário ocupe mais espaço na tela.

Para pesquisar qualquer cartão, clique na lupa na barra lateral e digite o termo que deseja pesquisar. Serão exibidos os cartões que atendem os termos da busca.